Archivo Institucional

Archivo Institucional


El Archivo Institucional es un departamento de la Dirección Administrativa Financiera, que centraliza el acervo documental que producen las oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos establecidos de remisión de documentos.

Se crea en el mes de abril de 2008 cuando por primera vez la institución contrata a un profesional en Archivística. Luego de varias gestiones de este profesional, en octubre de ese mismo año, la institución asigna el local para el Archivo y en  diciembre, se adquiere estantería móvil y cajas especiales para documentos, con lo cual se inicia el tratamiento archivístico y, por ende, la organización del archivo.

Desde su creación es un departamento unipersonal y posee tres áreas:

a) Área Administrativa: Donde la encargada realiza labores archivísticas y administrativas.

b) Área de Depósito: Cuenta con archivos móviles donde se custodia y conserva el acervo documental de la institución.

c) Área de consulta: Donde los usuarios pueden consultar los documentos que solicitan.

El Archivo Institucional de Fonabe así como los archivos de cada una de sus oficinas, forman parte del Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica, por lo cual se rigen por la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, cuyo ente rector es el Archivo Nacional de Costa Rica.

Entre las principales funciones que realiza el Archivo Institucional están:

a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental producido por la institución en sus diversos formatos.

b) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.

c) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo institucional y de los archivos de gestión de la entidad.

Los documentos más antiguos que custodia datan de mayo de 1951 y corresponden a las Actas del extinto Patronato de Estudiantes Costarricenses en el exterior, perteneciente al Ministerio de Educación Pública y que otorgaba becas a estudiantes costarricenses que cursaban sus estudios universitarios en el extranjero.

En julio de 2010 se le otorga al Archivo Institucional por parte de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, el premio “Luz Alba Chacón de Umaña” como archivo distinguido, por su destacada labor en la organización de su fondo documental.

Finalmente, su principal servicio es facilitar los documentos que custodia, con ello garantiza la transparencia, el acceso a la información pública y la rendición de cuentas.